Az elmúlt években számtalan különböző gondolatot, nézőpontot hallottam, és próbáltam ki a gyakorlatban arról, hogy hogyan tudjuk a legtöbbet kihozni az időnkből.

Nyilván ez mindenki számára egy kulcskérdés, hiszen senki nem akar halogatni, senki nem akarja azt érezni, hogy rosszul tölti el az életét.

Ebben a cikkben szeretném összefoglalni azokat, amelyek számomra a legjobban működtek.

Ahogy látni fogod, alapvető különbség, hogy én a produktivitás (hatékonyság) helyett inkább a legfontosabb feladatok minél magasabb színvonalú elvégzésére helyeztem a hangsúlyt (hatásosság/csúcsteljesítmény).

A legtöbb ember 40 éven keresztül dolgozik, napi 8 munkaórát. Ha a feladataikat megcsinálják 5 óra alatt, vagy 40 évbe 50 év munkáját tudják belefektetni, szerintem ez nem jelentene nagy különséget.

Ezért vagyok 100%-ig meggyőződve róla, hogy a produktivitás helyett a csúcsteljesítményre kell helyeznie mindenkinek a hangsúlyt.

Megértem, hogy a produktivitás vonzó, mert azt ígéri, hogy kevesebbet kell dolgozni, és kevesebb energiát kell belefektetni. A csúcsteljesítmény nehéz, mert keményebben kell dolgozni, viszony nagyságrendekkel több eredményért cserébe.

snappa-1454245055

Pár dolgot alapfeltevésként kezelek a cikk folyamán:

-Mindenkinek más működik. Mindenkinek más feladatai vannak, mások a prioritásai.

És épp ezért túl gyakran látom, hogy a produktivitással foglalkozó tréningek és a témáról szóló üzleti/menedzserkönyvek egy nagyon egydimenziós megoldást vázolnak fel, ami csak egy bizonyos rétegnek működhet, bizonyos típusú feladatokkal (tehát nem véletlen, hogy a legtöbben csak pár hétig vezetnek tennivalólistákat, vagy osztják be az idejüket).

-Számomra mindennél fontosabb, hogy a produktivitás ne egy nyűg legyen.

Vállalkozó vagyok, szabad időbeosztással, és ezért sok külső elvárás nincs felém, senki nem kötelez arra, hogy hajtsam magam.

DE egyszerűen szeretném kihozni a maximumot az életemből, szeretném a lehető legtöbb értéket megteremteni-ennek pedig nem lehet a része az, hogy kiszipolyozom magam. Mondjuk úgy, hogy nem akarok a csúcsteljesítményre egy kivitelezendő feladatként gondolni, de mindig gondolkozom rajta, hogy hogyan tudok igényesebben dolgozni.

-Léteznek alkotói munkák (kreatív: a create szótőből ugye), és reaktív munkák.

A menedzserkönyvek a reaktív munkákra koncentrálnak, egyszerűen mert a piacuk ezekből az emberekből áll: a közép/felsővezetőknek, értékesítőknek és MLM-ügynököknek is rengeteg találkozót kell lebonyolítaniuk, ezeket koordinálni, illetve nagyon sok részfeladatból épül fel a munkakörük (én úgy gondolom, hogy ők a fő vásárlói rétege az ilyen könyveknek, természetesen nem kizárólag ők).

 

Az alkotói munka más. Az alkotói munka pár tevékenységnek a nagyon magas színvonalú kivitelezéséről szól, és/vagy a készségek fejlesztéséről: például egy sportolónak, egy vállalkozónak, egy tanulónak a feladatai.

Például egy tanulónak nem érdemes felállítani egy tennivalólistát, hogy “megtanulni az 1. Fejezetet”, “megtanulni a 2. Fejezetet” stb…, hanem koncentrált időszakokat kell elkülönítenie a tanulásra.

Ezt a cikket tehát az a felismerés szülte, hogy nagyon sokan próbálnak olyan megoldásokat használni kreatív munkákra, amiket reaktív munkákra kellene, egyszerűen azért, mert…hát mert nincs jobb megoldás a kezükben.

Én úgy hivatkozom erre, hogy egy mosógépnek nézi az agyát: ugye egy mosógépet be kell programozni, időnként karban kell tartani stb…

Természetesen vannak olyan feladatok, amiket érdemes tömbösítve elvégezni, amikor előkapsz egy cetlit, és felírsz egy csomó apróságot, amit meg kell csinálnod, de nagy hiba erre építeni az életed, nagy hiba a produktivitásra kényszeríteni magad.

Mindeközben egyértelmű bizonyítékok vannak arra, hogy egy adott terület kiválóságai elmélyült rituálékban gondolkoztak, nem pedig produktivitásban.

Például Mason Currey a Daily Rituals c. könyvében hosszasan tárgyalja különböző sikeres emberek napi rituáléit, és a legtöbb sikeres ember életrajzában van utalás arra, hogy megvoltak a maga rituáléi, amik köré szervezte az életét. Arra sehol nem találtam utalást, hogy valaki egy menedzserkönyvnek köszönhette volna az eredményeit.

Ezen felül több  sport- és teljesítménypszichológiai kutatásra és következtetésre építettem-általában a pszichológiai kutatásokat ugyan nem tartom meghatározónak, mivel a kutatások eredményeiből mindig gondosan ki lehet válogatni azt, ami a mi véleményünket támogatja, és figyelmen kívül hagyni azt, ami ellentmond.

Szerencsére számtalan kutató (pl: Anders Ericsson, Csíkszentmihályi Mihály, Martin Seligman) valós élethelyzetekben dolgozott együtt sportolókkal és csúcsteljesítőkkel, így az ő eredményeik a valós életben is relevánsak.

snappa-1454245017

Igazából semmi probléma nincsen a GTD-vel (Getting Things Done, magyarul Intézz el mindent! címmel jelent meg, a legnépszerűbb produktivitási rendszer), csak egyszerűen sok esetben nem ez a leghatékonyabb megközelítés.

Én úgy látom, hogy:

-Túl sok energiát igényel a fenntartása: minden egyes döntés mentális energiát vesz igénybe, és a GTD egyik alapja, hogy mindent elvégezni, delegálni kell, tennivalóvá alakítani, stb…Egy készség fejlesztése, vagy egy alkotói munka elmélyült munkát/gyakorlást igényel-ebben akadályoz, ha nagyon túlmenedzseled az erőfeszítéseid.

Nem véletlen, hogy nagyon kevés ember tudja hosszú távon fenntartani a személyes céljaira vonatkoztatva. Ha egy szervezet használja, és van aki folyamatosan felügyeli, akkor sokkal jobban használható.

-Túl sok alacsony prioritású feladatra túl sok figyelem helyeződik: ha valami alacsony fontosságú, attól még ott van a tennivalólistán. Ugyanúgy döntéseket kell hozni vele kapcsolatban, ugyanúgy szükséges lenne megcsinálni őket, pedig nem ez fogja hozni a legtöbb eredményt.

Én bevallom, hogy rengeteg alacsony prioritású feladatot nagyon boldogan halogatok, vagy egyszerűen azt mondom, hogy “ez most tökéletlenül marad”.

-Szerintem sokan azért szeretik a GTD-t, mert a tökéletesség illúzióját kelti, ami ad egy biztonságérzetet. De a fejlődés mindig új kihívások vállalásával jár, amikben sok az ismeretlen. A GTD nagyon jó, ha jól struktúrált, nagy mennyiségű feladatot kell leküzdeni.

És tökéletesen alkalmatlan akkor, ha fejlődésre van szükség, mert nem tudod listába szedni az “ismeretlen ismeretleneket”, amikkel szembe kell nézni a csúcsteljesítmény eléréséhez, és a folyamatos fejlődéshez.

A GTD adhat az ember kezébe egy olyan eszközt, amit a végtelenségig lehet (elméletben) finomítani, és így válik halogatássá a produktivitás fokozása.

(Még egyszer megjegyezném, hogy a GTD-vel magával nincs probléma. Egyszerűen nagyon könnyű rosszul használni.

A GTD azt ígéri, hogy mindent rendszerezni tudsz majd, szuperoptimálissá tudod tenni az életedet, de a legtöbb esetben igazából csak elindulni kellene, minél több órát ráfókuszálni a legfontosabb feladatokra, tök mindegy, hogy milyen hatékonysággal.

Így válhat egy hátráltató tényezővé, egyfajta “produktív halogatássá”.)

snappa-1454251911

4(+1 ) elemre kell koncentrálnunk, amelyeknek az előtérbe helyezésével maguktól helyére esik minden.

Ezek a következőek:

snappa-1452046878

Esszencializmus-A helyes feladatok kiválasztása (80-20)

Energiamenedzsment-A munkavégző képesség optimalizálása

Elmélyült munka-A fókusz az új IQ

Rituálék-Előre meghatározott cselekvéssorozatok, amelyek növelik a teljesítményre való kapacitásunkat az adott területen

A +1 nem fog beleférni ebbe a cikkbe, ráadásul egy kicsit elvontabb dolgoról van szó. Ebbe a cikkbe a praktikus részét akartam összefoglalni a módszernek.

Nézzük egyenként az elemeket, hogy pontosan miről van szó, és ezek alapján már egy kellően jó rálátásod lesz arra, hogy mindez miért hoz eredményeket, és FŐLEG miért borzasztóan nagy móka így szervezni az életed.

1, Esszencializmus-A helyes feladatok kiválasztása (80-20)

A GTD egyik problémájaként azt jelöltem meg, hogy túl sok figyelem kerül a kevéssé fontos feladatokra. Őszintén: én inkább kiszervezem ezeket, vagy úgy-ahogy megoldom, mert a fő tevékenységeim fejlesztése sokkal több eredményt hoz, ami bőven kárpótol ezekért.

A fő ötlet tehát: koncentrálj a legfontosabb feladatokra, hogy azokat mesteri szinten tudd elvégezni, a többit pedig add át másnak, automatizáld (erre a mai világban rengeteg lehetőség van, és egy másik helyen beszélek is majd róla), vagy egyszerűen ne foglalkozz vele.

A gyakorlatban látni fogod, hogy ha mindent próbálsz kézben tartani, azzal csak stresszelni fogod magad. Túlterheled az agyad munkamemóriáját.

Az alábbiakban megnézheted a TACIT Mesterkurzus egyik ehhez kapcsolódó videóját (ez nagyjából a tréning 1/20-a)

Ez a Pareto-elv érvényesülése ebben az esetben: a tevékenységeid 20%-a hozza az eredmények 80%-át. Következésképpen a maradék 80% tevékenységre érdemes a minimális figyelmet szánni.

A hatásosság fontosabb, mint a hatékonyság. 

Például számomra a legfontosabb tevékenység az írás és a videók készítése. A legtöbb videómat több napba telik elkészíteni. Ha a “hatékonyságra” törekednék (értsd: minél kevesebb idő alatt készüljön el), akkor az minőségbeli romlást jelentene.

Ha minden nap írok, akkor ahhoz fel kell dolgoznom egy csomó anyagot, utána kell néznem azoknak a kérdéseknek, amiket nem tudok megválaszolni. Ahogy a feldolgozott információt én öntöm új formába, úgy sokkal jobban meg is értem, hogy hogyan következik az egyik gondolat a másikból.

És persze mindezzel értéket teremtek, hiszen így már bárkinek átadható mindez. Ráadásul, ha megvan egy cikk, akkor azt már viszonylag könnyen el tudom mondani videón is.

Következésképpen a lehető legtöbb feladatot, ami nem az íráshoz kapcsolódik, automatizálok szoftverekkel (weboldalak készítése, hírlevelek designja és kiküldése), kiszervezem (házimunka, kódolással/grafikákkal összefüggő feladatok), vagy összeszorított fogakkal, de megcsinálom.

A másik fontos dolog, ami miatt nagyon hasznos ez a pont: én úgy definiálom a boldogságot, mint a képességet, hogy valaki tudja az értékrendjét érvényesíteni az életében. Tehát a HELYES munkát tudja végezni, ami az önmegvalósítását szolgálja.

Ha esszenciálisan fontos munkát végzel, akkor tudod, hogy lehet, hogy 0,001%-ot, de haladtál a legjobb önmagad felé. Ez egy nagyon jó érzés.

2, Energiamenedzsment-A munkavégző képesség optimalizálása

Jim Loehr és Tony Schwartz sport és teljesítménypszichológusok kutatásának az eredménye, hogy a kulcs a produktivitáshoz nem az idő, hanem az energia megfelelő menedzselése.

Az ember képtelen 7-8-10 órákat végigdolgozni koncentráltan, tehát butaság is elvárni magunktól. Hiba próbálni minden egyes másodpercből kisajtolni a maximális produktivitást.

Egy sportoló nem így csinálja: nekik van felkészülési idejük, edzéseik, regenerálódást segítő tevékenységek, hogy a legjobban tudjanak teljesíteni.

Folyamatosan túllépnek a határaikon, utána regenerálódnak, és a munkavégző kapacitásuk így folyamatosan nő. A hétköznapi irodai dolgozó pedig csak kiszipolyozza magát-nem növekszik hónapról-hónapra a munkavégző kapacitása, nem képes előrelépni, ezért elveszik a mindennapok sodrásában.

Anders Ericsson, egy teljesítménypszichológus nagyon sokat idézett 1993-as kutatása azt mutatta ki, hogy:

1, A világ legjobbjai átlagosan 10 000 órát gyakoroltak a szakterületükön 20 éves korukig-viszont naponta csak átlag 4 órát, illetve sokkal többet aludtak, mint az átlagember…

2, …illetve nem minden gyakorlás egyenértékű; teljesen fókuszált, elmélyült gyakorlás szükséges a fejlődéshez, nem csak az idő eltöltése

(Mielőtt valaki hozzátenné, hogy a 10 000 óra sokszor félre van értelmezve: ez valóban így van, egészen pontosan arról van szó, hogy sokan azt hiszik, hogy “ha 10 000 órát gyakorolsz, akkor világklasszis leszel” – én nem ezt az érvelést használtam fenn, hanem az eredeti kutatásra épült gondolat következtetéseit osztottam meg.)

Attól, hogy egy kamionsofőr évi 1 millió kilométert vezet, még nem lesz olyan szintű autópilóta, mint egy Forma 1-es sofőr. Miért? Mert a a Forma 1-es pilóták nagyon fialat koruk óta csúcsteljesítményre vannak ösztökélve, iszonyatosan fókuszált munkát végeznek, nem csak vezetnek.

Tehát a hatékony munka képlete:

Eredmények=Befektetett idő x Koncentrácó mértéke

Egy tesztben az amerikai sereg két tüzércsapatát azzal bízták meg, hogy 3 nap alatt minél több lövedéket lőjenek ki egy bizonyos területre. Az első csapatnak azt mondták, hogy annyi lövedéket lőjenek, amennyit csak bírnak.

A második csapatnak parancsba adták, hogy időnként tartsanak szüneteket.

Az első napon az első csapat vezetett, de a második napra már csökkent a pontosságuk és a teljesítményük is, mert nem voltak képesek koncentrálni. Végül a harmadik nap végén a második csapat győzött.

Pontosan ez történik, amikor produktivitásba akarod hajszolni magad.

Kevesebb munka készül el végül.

3, Elmélyült munka-A fókusz az új IQ

Meglepő, de annak ellenére, hogy a legtöbben tisztában vannak azzal, hogy a multitasking nagyon alacsony hatékonyságú, és hosszú távon rontja az ember koncentrációs képességét, hihetetlenül kevesen képesek egy feladatra fókuszálni.

Én tudom, hogy a Facebook addiktív, és nagyon nehéz megállni, hogy ne nézz rá “csak egy percre”. A generációnk legjobb tudósai közül sokan azon dolgoznak, hogy a Facebook minél addiktívabb legyen.

Tavaly elkezdtem kísérleteket végezni, ahol lépésről-lépésre kezdtem megtörni ezt a berögzült mintát. Például először a konditeremben: amikor az ember fáradt, két gyakorlat között van, olyankor rátör a vágy, hogy gyorsan megnézze, hogy máshol mi történik.

Különösen nehéz ellenállni ennek, amikor az akaraterőd egyébként is a fizikai munkára van koncentrálva, ezért kellett egy ilyen nagyon éles vonalat meghúznom: totálisan képtelenség, hogy akár e-mailt, akár bármilyen közösségi média oldalt, vagy internet oldalt megnyissak a konditeremben.

Minden egyes apró csábítás, aminek ellenállok, segít hosszú távon elmélyülni a munkámban.

Márpedig az elmélyült munkára szükség van: két nagyon értékes készség is ettől függ.

1, A képesség, hogy valaki elit szinten teljesítsen, új megoldásokkal álljon elő

2, A gyors tanulás képessége

Egyik sem megy koncentráció nélkül. Ezen a cikken belül nem szeretnék belemenni ennek a pontos neurológiai hátterébe (erről a TACIT Mesterkurzusban találsz részletes infókat), de maximálisan magyarázható, nem csak valós életbeli tapasztalatok alapján, de tudományos kutatásokkal is.

Ha bővebben érdekel, hogy az elmélyült munka milyen hatással van a tanulás gyorsítására, olvasd el ezt a cikkem.

4, Rituálék-Előre meghatározott cselekvéssorozatok, amelyek növelik a teljesítményre való kapacitásunkat az adott területen

A rituálék lényegében az egyesítései az előbbi pontoknak-jól meghatározott, struktúrált cselekvésekké alakítja azt, amiről eddig csak elméletben volt szó: a legfontosabb feladatok kiemelését, az ahhoz szükséges energia megteremtését, és azokat a zavartól mentes, koncentrált időszakokat, amelyek lehetővé teszik az elmélyülést, és az elit teljesítést.

A rituálék lényege a következő: a napi cselekedeteinknek a 95%-a szokások, berögzült minták alapján történik.

A rituálék előre meghozott döntések arról, hogy mikor, mit, hogyan fogunk csinálni, hogy ne a pillanatban kelljen kitalálni ezekre a kérdésekre a választ, mert akkor valószínűleg elbuknánk vele.

Sokszor említem, hogy nem hagyatkozhatunk csak a motivációra (nem hivatkozhatunk arra, hogy “nem volt motivációm, azért nem csináltam meg”), képesnek kell lennünk az akaraterőnket dolgoztatni. A rituálék az akaraterőnket sokszorozzák meg.

Egyrészt: ha egy cselekevés teljes mértékben összhangban áll az értékrendünkkel, akkor nem csak könnyen rávesszük magunkat, hogy csináljuk, de rosszul érezzük magunkat, ha NEM csináljuk.

(Gondolj egy fukszos, kigyúrt sztereotípiába tartozó emberre! Azért tud lejárni annyit edzeni, mert jobb akaratereje van, mint egy elfoglalt egyetemistának mondjuk? Nem feltétlen, egyszerűen sokkal jobban része az értékrendjének.)

Másrészt gyakran azért bukunk el az akaraterőnk használatában, mert hihetetlen sokat követelünk magunktól egyszerre. Ha órák óta csak halogatsz, az internetet bújod, akkor nagyon nehéz lesz egyszer csak átkapcsolni “produktív módba”.

Velem is előfordul, hogy fél órán keresztül csak babrálok, húzom az időt. Ilyenkor rendszeresen , amint ez tudatosul bennem, összeszedelődzködöm és elindulok a kedvenc kávézómba, csinálni egy másfél órás írási rituálét.

Kimegyek a friss levegőre, a sétálás beindítja az ember elméjét, és az új környezetben van egy nagyon komoly pszichológiai váltás, ami kreatív módba tesz.

Ez egy példa egy rituáléra.

A másfél óra alatt pomodorokban dolgozom, 25 perces munkasprintekben, ami után 5 perc szünet következik-viszont fontos, hogy a szünetet NEM az e-mailek megnézésére kell használni. Ilyenkor rendszeresen utánanézek bizonyos infóknak, amik nincsenek meg kellően tisztán a fejemben.

Megnyugtató és nagyon motiváló érzés, hogy tudod, hogy olyan munkát végzel, ami hozzájárul a jövődhöz.

Ezen felül a korábban említett Daily Rituals c. könyvből is egyértelműen kiderül, hogy a kiválóságok közül mindenki úgy dolgozott, hogy odaszögezte a s*ggét egy székhez, ahelyett, hogy inspirációra várt volna-természetesen sokszor megérkezik miközben az ember éppen vacak első vázlatokat készít, de nem lehet várni rá.

snappa-1454318994

Van egy jelentős esély rá, hogy a munkahelyeden mindezeket a tanácsokat nem tudod alkalmazni, mert a munkahelyi körülmények nem jutalmazzák, ha többet teljesítesz.

Ritka az olyan munkahely, ahol korábban hazamehetsz, ha mindent elvégeztél, ahol saját időbeosztásod van, ahol bónuszok járnak a kiváló teljesítményért. Természetesen nem minden munkahely ilyen, de lássuk be, a többség ilyen helyzetben van.

Ezzel rövid távon semmit nem lehet kezdeni sajnos, hosszú távon az én szememben a legjobb megoldás a vállalkozóvá válás, aminek a lépéseit a Gyorsítósáv tréningemben vesszük végig.

Ami viszont ennek a cikknek a témája, hogy  óriási gond, ha ugyanezt a mentalitást hazaviszed.

A szabadidődben mindenképpen érdemes elkezdeni ezek a tanácsok alapján változtatni, és sajnos túl kevesen vannak tisztában annak az időnek az értékével, amiről szabadon rendelkezhetnek.

Alább láthatod, ami szerintem az egyik leginkább sokatmondó kördiagram a világon arról, hogy hogyan osztják be az emberek a heti 168 órájukat:

kördia

Azok az emberek, akik folyton arra panaszkodnak, hogy nincs semmire idejük, igazából ezt az időt egyszerűen csak nem osztják be megfelelően. Ez a 37 óra KULCSFONTOSSÁGÚ, hiszen a munkaidőd alatt arra keresed meg a pénzt, hogy ezt a 37 órát a lehető legjobban tölthesd el, ez a szabadidőd, amivel tényleg te rendelkezel.

És sajnos ezt a legtöbben elpazarolják.

Tökéletesen tisztában vagyok vele, hogy a diagramon felsoroltak közül sok minden kötelezettsége, vagy időtöltése lehet az embernek, ami nem időpazarlás. Természetesen szeretnél időt tölteni a családoddal, pároddal, a hobbijaiddal.

Én csak azt mondom, hogy érdemes pár évig ezt a 37 órát (vagy ha tanulsz, akkor sokkal többet is), arra fordítani, hogy a jövődbe invesztálj, és heti 37 óra helyett sokkal többet tudj te magadnak beosztani.

Meg lehet csinálni, ezt a saját példámból tudom. De ez azért történhetett meg, mert éveken keresztül erősen invesztáltam a jövőmbe.

Ez a 37 óra az ember ébren töltött életének EGYHARMADA. És túl sok emberrel beszélek, akiket ha megkérdezek, hogy mit csinálnak munkaidő után, akkor fogalmuk sincs róla.

Böngésznek az interneten. Sorozatokat néznek. Bevásárolnak. Csetelnek az ismerőseikkel.

Csupa olyan dolgok, amik “egyszerhasználatosak” , tehát semmit nem tesznek hozzá a jövődhöz. Nem feltétlen rossz dolgok ezek, ha minden rendben van az életedben, akkor nyugodtan, csináld akár egész nap!

De a legtöbb embernek nincsenek rendben a dolgai, és azt az időt, amit arra kéne szánni, hogy rendbetegyék a dolgaikat, szánják ezekre.

snappa-1453178508

Mindenkinek érdemes azon gondolkozni, hogy hogyan tudja jobbá tenni a hátralévő éveit, hogyan tud olyan eszközöket kialakítani, amikre mindig tud támaszkodni.

Én is pontosan ezért csinálok minden hónapban valami olyan kihívást, ami egy kulcsfontosságú készségemet fejleszti, amire a későbbiekben tudok támaszkodni.

Töltsd le az e-bookom!

Összeszedtem az 10 legjobb produktivitási eszközt és módszert, amik valóban működnek a mindennapokban. 

You have Successfully Subscribed!